Welche Pflichten gelten bei der Krankmeldung beim Arbeitgeber?

Worin unterscheiden sich Krankmeldung und ärztlicher Nachweis?

Die Krankmeldung informiert Ihren Arbeitgeber darüber, dass Sie wegen Arbeitsunfähigkeit vorerst Ihre Arbeit nicht ausüben können. Der ärztliche Nachweis dokumentiert zusätzlich die medizinische Feststellung und den Zeitraum der voraussichtlichen Arbeitsunfähigkeit. Diese Unterscheidung ergibt sich aus den getrennten Anzeige- und Nachweispflichten in § 5 EFZG. Ihre Nachricht und die spätere Bescheinigung können daher zu unterschiedlichen Zeitpunkten beim Arbeitgeber eingehen.

Prüfen Sie den vereinbarten Meldeweg und suchen Sie die Kontaktdaten am besten bereits vor einem Krankheitsfall heraus. So müssen Sie bei akuten Beschwerden nicht erst nach einer zuständigen Person oder einem geeigneten Postfach suchen. Fragen Sie im Zweifel nach, wie der Betrieb Nachrichten außerhalb der üblichen Bürozeiten entgegennimmt. Halten Sie Ihre Mitteilung übersichtlich, damit die wesentlichen Informationen ohne weitere Rückfragen erkennbar werden.

Welche Fristen nennt das Gesetz für den Nachweis?

§ 5 Absatz 1 EFZG verwendet Kalendertage für die Schwelle von mehr als drei Tagen Arbeitsunfähigkeit. Die Bescheinigung ist dann grundsätzlich spätestens am darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen; ein früheres Verlangen bleibt möglich. Für gesetzlich Versicherte gelten die Besonderheiten aus Absatz 1a, insbesondere zur Feststellung und elektronischen Abwicklung. Die folgende Übersicht trennt deshalb die einzelnen Schritte, statt einen einheitlichen Termin für alle anzunehmen.

Alle Fristen in dieser Übersicht beziehen sich auf § 5 Absätze 1 und 1a EFZG. Prüfen Sie zusätzlich, ob Ihr Arbeitgeber für Sie bereits einen Nachweis ab dem ersten Tag verlangt. Verschieben Sie einen erforderlichen Arztkontakt deshalb nicht allein aufgrund einer pauschalen Drei-Tage-Regel aus dem Internet. Gerade vor freien Tagen lohnt sich eine frühzeitige Klärung des für Ihren Betrieb vorgesehenen Ablaufs.

Was ändert die elektronische Abwicklung an Ihrer Mitteilung?

Die eigene Mitteilung an den Arbeitgeber bleibt auch bei elektronischem Nachweis nach § 5 EFZG erforderlich. Absatz 1a erleichtert unter seinen Voraussetzungen die Vorlage, ersetzt jedoch nicht die unverzügliche Information über Ihren Ausfall. Zusätzlich müssen gesetzlich Versicherte die Arbeitsunfähigkeit zu den vorgesehenen Zeitpunkten ärztlich feststellen und sich bescheinigen lassen. Prüfen Sie daher beide Schritte unabhängig voneinander, wenn Sie Ihre Krankmeldung organisieren.

Für einen Arzt außerhalb der vertragsärztlichen Versorgung enthält § 5 Absatz 1a EFZG eine ausdrückliche Ausnahme. Unser privatärztliches Angebot sieht eine PDF zur eigenen Vorlage und keine Meldung an Ihre Krankenkasse vor. Weisen Sie die zuständige Stelle im Betrieb deshalb auf diesen Übermittlungsweg hin, falls ein elektronischer Abruf erwartet wird. Fragen Sie zugleich, wohin Sie die Arbeitgeberfassung senden und wie deren Eingang bestätigt werden kann.

Wie formulieren Sie eine kurze, brauchbare Nachricht?

Als Orientierung können Sie schreiben, dass Sie heute arbeitsunfähig sind und wie lange der Ausfall voraussichtlich dauert. Ergänzen Sie bei Bedarf, dass die ärztliche Beurteilung noch aussteht und Sie den Zeitraum anschließend aktualisieren. Verwenden Sie konkrete Daten, damit die Nachricht auch bei späterer Bearbeitung noch eindeutig verständlich bleibt. Die gesetzlichen Kernangaben zur Mitteilung nennt § 5 Absatz 1 EFZG; die Formulierung hier dient nur als Hilfe.

Bewahren Sie Ihre gesendete Nachricht so auf, dass Datum und Empfänger bei einer Nachfrage nachvollziehbar bleiben. Prüfen Sie nach der Untersuchung, ob die ärztlich bescheinigte Dauer von Ihrer ersten Einschätzung abweicht. Teilen Sie eine Fortdauer entsprechend dem tatsächlichen Verlauf mit und beachten Sie den weiteren Nachweis. § 5 EFZG regelt ausdrücklich auch den Fall, dass die Arbeitsunfähigkeit länger als zunächst bescheinigt besteht.

Was teilen Sie Ihrem Arbeitgeber mit?

Melden Sie Ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich, sobald Sie Ihre Situation einschätzen können. Diese gesetzliche Pflicht zur Mitteilung folgt aus § 5 Absatz 1 EFZG. Warten Sie mit der Nachricht daher möglichst nicht bis zum Abschluss einer Videosprechstunde. Fragen Sie bei Unsicherheit nach dem vorgesehenen Meldeweg und der zuständigen Ansprechperson im Betrieb.

Trennen Sie dabei Ihre Krankmeldung von dem ärztlichen Nachweis über den bescheinigten Zeitraum. Bei diesem Angebot erhalten Sie nach ärztlicher Feststellung eine PDF für Ihren Arbeitgeber. Sie reichen diese selbst ein; eine elektronische Übermittlung an die Krankenkasse findet hier nicht statt. Diese Angebotsgrenze erläutern unsere Vertragsbedingungen zusammen mit dem Ablauf der privatärztlichen Behandlung.

Prüfen Sie vor dem Versand den Empfänger sowie Namen und Zeitraum auf der Bescheinigung. Bewahren Sie Ihre eigene Kopie und die Bestätigung der Übermittlung an einem geschützten Ort auf. Bei einer Rückfrage können Sie dann die tatsächlich eingereichten Unterlagen leichter wiederfinden und zuordnen.

Welche Grenzen und Kosten hat dieses Angebot?

Unser privatärztliches Angebot richtet sich an Erwachsene ab 18 Jahren mit ausreichend per Video beurteilbaren Beschwerden. Ein persönlicher Kontakt darf nach allgemein anerkannten fachlichen Standards für Ihre Behandlung nicht erforderlich sein. Die Bescheinigung beginnt in der Regel am Tag Ihrer Videosprechstunde nach der ärztlichen Beurteilung. Nach gewissenhafter ärztlicher Prüfung kann der Beginn ausnahmsweise um bis zu drei Tage zurückdatiert werden. Die ärztliche Beurteilung muss auch Ihre Arbeitsunfähigkeit während des früheren Zeitraums nachvollziehbar feststellen können. Ein Anspruch auf Rückdatierung besteht nicht; die Entscheidung trifft die Ärztin oder der Arzt. Die Bescheinigung umfasst weiterhin höchstens drei Kalendertage, einschließlich der gegebenenfalls rückwirkend bescheinigten Tage. Verlängerungen einer bereits ausgestellten Bescheinigung bietet unser Angebot auch nach erneuter Videosprechstunde nicht an. Melden Sie sich deshalb möglichst am ersten Krankheitstag und schildern Sie Ihre Beschwerden wahrheitsgemäß. Weitere Angaben zum Leistungsumfang finden Sie in unseren Bedingungen für die privatärztliche Videosprechstunde.

Vor dem Gespräch werden laut Kostenübersicht 10,72 € als Grundhonorar für die Sprechstunde vorgemerkt. Bei medizinisch erforderlicher, tatsächlich erbrachter visueller Untersuchung beträgt das Honorar 21,44 € zuzüglich anwendbarer Zuschläge. Das Honorar fällt auch dann an, wenn die ärztliche Beurteilung zu keiner Bescheinigung führt. Lesen Sie deshalb vor Ihrer Buchung die vollständigen Preisangaben einschließlich der möglichen Zuschläge aufmerksam durch.

Gesetzlich Versicherte zahlen diese Leistung selbst; für private Erstattung sind die jeweiligen Tarifbedingungen maßgeblich. Die Vertragsbedingungen enthalten dazu keine Zusicherung einer Erstattung oder einer Anerkennung durch den Arbeitgeber. Halten Sie für das Gespräch Ihren Ausweis sowie ein Gerät mit Kamera und Mikrofon bereit. Prüfen Sie Ihre Internetverbindung und wählen Sie einen Ort, an dem Sie ungestört sprechen können.

Wo finden Sie ergänzende Antworten?

Passende Informationen finden Sie auch in diesen Ratgebern zu den nächsten Schritten Ihrer Krankmeldung:

• Ist eine Krankschreibung per Video gültig?
• Darf der Arbeitgeber eine AU ab dem ersten Tag verlangen?
• Wie erhalten Sie am Wochenende oder Feiertag eine Krankschreibung?
• Was unterscheidet die eAU von einer Bescheinigung als PDF?

Redaktion Krankschreibung per Video, Drylabs GmbH

Stand: 26. Oktober 2026